Event-Marketing und Teilnehmer-Management mit WordPress, Joomla und Typo3

Wer kennt sie nicht? Messestände so groß wie Fußballfelder, stylish und doch vergänglich. Wenige Stunden nach Ende der Veranstaltung landen die meisten Bestandteile im Sperrmüll. Ebenso verhält es sich mit den Webseiten für Veranstaltungen: State-of-the-Art Design, optimiert für alle Endgeräte und mit viel Funktionalität ausgestattet. Und wenige Stunden nach dem Event haben sie ausgedient und man findet nur noch eine Fotogalerie vom Event.

Wer sein ganzes Herzblut in eine Eventseite steckt, der sollte sich immer vor Augen halten: Webseiten für Meetings, Events und Kongresse werden für ein Ziel erstellt: Die Teilnehmer zu informieren, zum Besuch der Veranstaltung animieren und den Webseitenbesucher zu einer Rückmeldung (RSVP) oder einer Anmeldung zu bewegen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rückmeldung (RSVP) und einer Anmeldung?

Der Begriff RSVP kommt aus dem Französischen („répondez s’il vous plaît“ – Wikipedia ) und bedeutet so viel wie „Antworten Sie bitte“. Bei einer Anmeldung registriert sich dagegen ein bis dahin unbekannter Besucher auf der Webseite.

Bei internen Meetings und geschlossenem Teilnehmerkreis steht die Rückmeldung im Vordergrund

Typische „RSVP-Events“ sind Einladungen zu

  •  einer Hochzeit
  • einem „Sales Meeting“,
  • der „Jahreshauptversammlung“
  • die Einladung von Kunden zu einer Messe
  • die Teilnahme an einem Festakt.

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Der Teilnehmerkreis ist vorher bekannt. Über einen Email Verteiler werden die Gäste angesprochen und kommen per Link auf einen Survey oder ein spezielles Rückmeldeformular (RSVP Formular). Bei einer Absage wird oft nach dem Grund gefragt und bei einer Zusage beginnt das Teilnehmermanagement und die Event-Logistik:

  • Die Teilnehmerdaten werden abgeglichen,
  • der Teilnehmer kann sich noch für Side-Events, wie ein Dinner oder Workshops anmelden,
  • Reisedaten werden für die Transferorganisation und die Zimmerreservierung erfasst.
  • Am Ende bekommt der Teilnehmer eine automatische Anmeldebestätigung mit Kalendereintrag und Anfahrtsbeschreibung oder Ticket.

Bei „RSVP-Events“ steht meistens das Teilnehmermanagement im Vordergrund und die Webseiten sind eher schlicht und lehnen sich im Design an der Firmenseite an. Für wiederkehrende Veranstaltungen haben die meisten Teilnehmer Management Systeme integrierte Webseiten Editoren.

Bei Kongressen, Seminare und Messen spielt die Webseite eine wichtige Rolle

Ganz anders sieht die Angelegenheit bei Kongressen, Seminaren und Roadshows aus. Hier steht die Event-Webseite im Vordergrund. Sie muss einen großen Teil des Event-Marketings übernehmen und die Besucher zu einer Anmeldung bewegen.

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Vorsicht: Zu viel Perfektion steht oft in keiner Relation zum eigentlichen Ziel. Eventseiten müssen schnell und kostengünstig erstellt werden und trotzdem anziehen und zu einer Anmeldung animieren.

Sind WordPress Templates auch für Events und Veranstaltungen geeignet?

WordPress, Typo3 und Joomla sind kostenlose Content Management Systeme. Schnell zu erlernen und einfach zu bedienen. Und! Es gibt für jeden Zweck vorgefertigtes Templates, so auch für Kongresse und Konzerte.

Ein gutes Beispiel für eine WordPress Seite mit integrierter Anmeldung ist hier: „seera Beispiel-Konferenz“.

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Wo finde ich WordPress Templates für das Event-Marketing?

Das Zentralorgan für alle WordPress Afficionados ist die Seite von „Themeforrest“. Bei der Suche nach Event-Templates finden sich zu jedem Thema, beispielsweise Konzert, Ticket, Event oder Kongress Hunderte von Vorlagen.

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Die Idee ist, dass man sich ein WordPress Konto anlegt und mit einem Template verknüpft. Dieses füllt man dann mit eigenen Bildern, Texte und Dokumenten.

Gibt es Anmeldeformulare für Content Management Systeme?

WordPress bietet die Erstellung von Formularen an. Es ist relativ einfach Eingabefelder für Namen und Adresse zu erstellen. Die Abfrage von Zeit und Datum ist auch kein Hindernis. Formulare werden dann in der Regel an eine Email Adresse geschickt und müssen dann in Excel Tabellen übertragen werden. Und hier ist der erste Unterschied zu einem Teilnehmermanagement System. Muss man Daten in ein anderes Medium übertragen und ist der Arbeitsprozess unterbrochen, dann spricht man hier von einem Medienbruch. Bei einer einfachen Rückmeldung ist dies noch kein Problem, aber bei komplexen Veranstaltungen mit Mailings, Hotelkontigenten und Bezahlfunktionen erreichen Surveys und Kontaktformulare ihre Grenzen.

Dieses Problem haben zahlreiche WordPress Entwickler erkannt und sogenannte Plugins entwickelt.
Auf der offiziellen WordPress Seite wird rsvpproplugin von der gleichnamigen Firma empfohlen. Andere bekannte Anbieter sind „Event Espresso“, „Eventure“ und „Events Planer“. Alle Plugins setzen allerdings eine gewisse Erfahrung voraus.

Kann ich WordPress Templates mit Teilnehmer Management Software kombinieren?

Teilnehmer Management sieht zunächst sehr einfach aus, aber wer sich mit der Materie etwas beschäftigt wird bald zu dem selben Schluss wie ein Entwickler von „smashingmagazine.com“ kommen:

“If you’ve ever tried working with, coding for or just thinking about anything to do with events, you know they are a total nightmare in every possible way. Repeating events, schedules, multiple days, multiple tracks, multiple prices, multiple speakers, multiple organizations, multiple payment options — the list goes on on for quite some time.”
(Quelle: The smashingmagazine.com)

Wir empfehlen deshalb eine Kombination aus WordPress und einem professionellen Teilnehmer Management System.

Erstellen Sie die Seiten in WordPress und integrieren die Anmeldeformulare mittels iFrame. Die Integration eines iFrames sind drei Klicks. Hier ein Mustercode zur Integration in WordPress:

Beispiel für die Integration eines Anmeldeformulars in eine WordPress Seite mit www.seera.de:

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WordPress und seera – eine starke Kombination:

Das Beste aus Event-Marketing und Teilnehmermanagement:

  1. Schöne Webseiten mit WordPress
  2. Professionelles Teilnehmer Management mit seera
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