Wie finde ich den richtigen Partner für das Teilnehmer-Management meiner Veranstaltung?

Sie planen für Ihr Unternehmen eine größere Veranstaltung und benötigen Unterstützung bei der Logistik der Teilnehmer? Dann sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:

  1. Wie wichtig ist Ihnen die Veranstaltung?
  2. Wie viel sind Ihnen eine professionelle Darstellung Ihres Events und die reibungslose Rückmeldung bzw. Registrierung der Teilnehmer wert?

Ein professionelles und effizientes Teilnehmermanagement kann es nicht zum Nulltarif geben, denn die Aufgaben sind anspruchsvoll. Je nach Ihrer Zielsetzung und der (finanziellen) Schmerzgrenze kommen unterschiedliche Anbieter in Betracht. Diese operieren mit verschiedenen Geschäftsmodellen und unterschiedlicher Qualität. Da der Markt schwer zu überschauen ist, lauern hier diverse Fallstricke.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die Geschäftsmodelle der einzelnen Anbieter und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile zusammengefasst:

Plattformen der beruflichen Netzwerke

Sie haben eine gute Idee, kennen aber kaum jemanden? Auf den Plattformen der beruflichen bzw. sozialen Netzwerke werden einfache Tools angeboten, mit denen eine Rückmeldung auf eine Einladung möglich ist. Für komplexere Aufgaben ist dann ein kostenpflichtiger Support von Dritten nötig.

Es kommt nicht selten vor, dass sich die Teilnehmer bzw. Gäste einer Veranstaltung ungewollt und unbewusst auch für das Netzwerk mit anmelden. Die Frage ist dann: Wollen Sie, dass Ihre Gäste nach einem Event mit nervigen Kontaktanfragen gestört werden?

Ticketanbieter

Bei Ticketverwaltungen werden Templates für den Verkauf von Tickets angeboten. Die Zahlungsabwicklung steht unübersehbar im Vordergrund. Kostenlose Events dienen dazu, mehr „Verkehr“ für die Plattform zu generieren. Wollen Sie, dass Ihre “Internationale Vertriebstagung” neben der banalen Veranstaltung “Pizzabacken über den Dächern von Göttingen” auftaucht?

Event-Templates

Sie möchten Ihr Event vermarkten? Ihre Kunden erkennen schnell den “Low Budget-Ansatz” dieser Anbieter. Selbst wenn es Ihnen gelingt, Ihr Firmenlogo zu platzieren – der Rest der Webseite wird voller Werbung sein. Wollen Sie wirklich an der zentralen Stelle Ihrer Kundengewinnung sparen? Schon aus datenrechtlichen Gesichtspunkten kommen diese Plattformen für seriöse Unternehmen nicht in Frage. Schließlich besteht das Geschäftsmodell der Event-Templates aus Werbeeinnahmen und dem Missbrauch von Adressen.

Hotelvermittler

Die Stärke von Hotelvermittlern liegt in der Vermarktung von Event-Locations. Das notwendige Teilnehmermanagement ist ein scheinbar kostenfreier Zusatzservice (der ist in den Hotelkommissionen enthalten!), den eine Hilfskraft beim Vermittler noch mit erledigt. Vorsicht: die Teilnehmer-Logistik von Events ist zu wichtig, um sie dem Selbstlauf oder Laien zu überlassen.

Event- bzw. Kommunikations-Agenturen

Wenn Veranstaltungen eine gewisse Bedeutung für das Unternehmen haben, dann werden externe Event-Agenturen eingeschaltet. Deren Expertise besteht meist im strategischen Bereich. Diese Anbieter übernehmen auf Projektbasis das Projektmanagement, die Entwicklung von Kommunikationskonzepten/Marketing und die Inszenierung vor Ort.

Typische Veranstaltungen sind Product Launches, Road Shows, Messen, Incentive Reisen oder große interne Veranstaltungen wie Konferenzen. Die dafür notwendige Teilnehmer-Logistik ist oft nur eine Teilaufgabe – bei der aber nichts schiefgehen darf.

Spezial-Agenturen für Teilnehmer-Management

Mit einem ausgewiesenen Profi für Teilnehmer- bzw. Gästemanagement an Ihrer Seite ist die reibungslose Teilnehmer-Logistik der Veranstaltung garantiert. Denn geht etwas schief, kennt die gesamte Firma Ihren Namen. Auf Projektbasis oder als Festpreis-Angebot entwickeln erfahrene Spezialagenturen speziell zugeschnittene Instrumente für die Einladung und Registrierung Ihrer Teilnehmer nach Ihren Anforderungen.

Eine Veranstaltungs-Webseite zu erstellen, traut sich auch so mancher Student zu. Doch die perfekte Logistik der Teilnehmer ist wesentlich komplexer, als man es sich vorstellt: Die Teilnehmerkommunikation muss passen (Layout, Ansprache, Links zur Landing Page, Abstimmung mit der Unternehmens-IT). Webseiten müssen auf allen Endgeräten funktionieren, denn 50 Prozent aller Online-Registrierungen erfolgen inzwischen von Smartphones und Tablets. Die notwendigen Formulare können außerordentlich komplex werden: Unterschiedliche Angebote für Teilnehmer und diverse Nachmeldungen sowie die Verwaltung von Workshops, Hotelkontingenten, Flug- und Transferplänen sind nur noch durch eine passgenaue Eventmanagement-Software zu bewältigen.

Die Zahl der Spezialagenturen ist überschaubar: Das machen wir und noch zwei, drei andere Anbieter in Deutschland. Sind unsere angegebenen Referenzen mit Ihren Anforderungen vergleichbar? Und: Wenn es bei vergleichbaren Firmen ein ausreichendes finanzielles Budget dafür gab, dann gibt es auch bei Ihnen ein Budget.

seera: Lufthansa Airline fourm 2017