Die Veranstaltungsplanung beginnt in der Regel viele Monate vor Veranstaltungsbeginn. Bei den Vorbereitungen sind Einladungen besonders wichtig. Dies ist der erste Eindruck der Veranstaltungsteilnehmer. Diese Einladung ist ein motivierender Faktor für potentielle Gäste. Ein ausgeklügeltes Einladungsmanagement hilft, viele Aspekte zu strukturieren und dem Vergessen wichtiger Schritte zu unterbinden. Einladungsmanagement ist üblicherweise ein Teil einer generellen Teilnehmermanagement Software. Durch diese Software kann die gesamte Organisation, inklusive dem Einladungsmanagement der Veranstaltung für die Teilnehmer einheitlich gestaltet werden. Das Einladungsmanagement System hilft Ihnen dabei die Gestaltung der Einladungen, der Event-Webseite, der Event-App, des Einlasses usw. zu organisieren.
In dieser Übersicht finden Sie einen Leitfaden, wie man eine gute Lösung für das Einladungsmanagement findet
- Funktionen des Einladungsmanagements
Generell sollte der Anmeldevorgang für die Teilnehmer so einfach wie möglich sein. Komplizierte Anmeldeverfahren führen in den meisten Fällen zur Stornierung der Anmeldung und damit zum Verzicht auf die Teilnahme an der Veranstaltung. Auch für Teilnehmer aus dem Ausland ist ein breites Sprachenspektrum unerlässlich. Auf diese Weise kann der Registrierungsprozess an die Bedürfnisse jedes Gastes angepasst werden. Gleiches gilt für die Einladungsschreiben. (Dem Zentrum des Einladungsmanagement) Die persönliche Ansprache und das optisch ansprechende Erscheinungsbild der Einladungskarten, ob digital oder analog, sind wichtige Faktoren, die die Teilnahme an der Veranstaltung beeinflußen werden!
Ein deutlicher Unterschied im Service des Veranstalters liegt darin, ob die Einladungsmanagement Software (Auch genannt Teilnehmermanagement Software oder Gästemanagement Software) als Software-as-a-Service oder zum Kauf angeboten wird. Oft werden auch die zwei Szenarien, Einmal-Lösung, sowie Lösungen für mehrere Projekte unterschieden. Im folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten des Erwerbs näher beschrieben:
Software-as-a-Service
Die Software wird einfach gemietet. Meistens kann sie im Self-Service benutzt werden, es können aber auch Projektmanager zur Verfügung stehen, die bei der Gestaltung des Einladungsmanagements helfen. Im Idealfall kommen diese beiden Wege zusammen. Noch besser ist dann ein persönlicher Projektmanager, der durch die Vertrautheit mit Ihrem Projekt, Effizienzeffekte unmittelbar greifbar sind.
Gekaufte Software
Heutzutage wird nur sehr selten eine gekaufte Software angeboten. Dies liegt an der Professionalisierung des Einladungsmanagement sowie dem häufigen Wunsch der Kunden, nach einer persönlichen Betreuung. (Vor allem im Mittelstand und in großen Unternehmen, sind solche professionellen Lösungen gefragt.)
Einmalige Lösung
Der Vorteil ist die Flexibilität und die Zeit bei dieser Methode. Es kann einfach mal schnell ein Event organisiert werden. Einladungsmanagement als Einmal-Lösung ist natürlich auch die teuerste Option. Projektmanager und Kunden kennen sich nicht. Effizienzeffekte durch Wiederholungen fallen bei der Gestaltung und Programmierung weg usw.
Mehrmalige Lösung (Systemmiete)
Falls mehrere Events pro Jahr anstehen, ist dies mit Abstand der beste Weg. Suchen Sie sich eine verlässliche Teilnehmermanagement Agentur aus, die Einladungsmanagement anbietet. Mit ihr können Sie durch einen persönlichen Projektmanager, Prozesse optimieren und auch Wiederholungseffekte für Ihren Vorteil nutzen. (So können z.B. Vorlagen entwickelt werden, mit denen immer wieder gearbeitet wird.)
- Automatische Generierung von Tickets und Rechnungen
Die Software, die neben Fähigkeit der Verwaltung von Einladungen auch die automatische Generierung von Tickets und Rechnungen anbietet, vereinfacht die Abläufe während der Veranstaltung enorm. Dank einfacher Rechnungsstellung und Buchungsbestätigung können sich die Teilnehmer jederzeit über ihren Bearbeitungsstatus informieren. Wenn der Veranstalter die Daten in tabellarischer Form aufbereitet, können Sie sich auch einen Überblick über die Zahlwege verschaffen und die Informationen jederzeit überprüfen. Eine gute Teilnehmermanagement Software, bietet im Rahmen des Teilnehmermanagement auch das Drucken der Tickets vor Ort, in weniger als 3 Sekunden pro Ticket an. So können die Teilnehmer mit einem System, von der Einladung bis zum Einlass, alles nötige für sie erledigen.
- Check-In in Selbstbedienungsmanier
Wenn die Verwaltung von Einladungen bereits mit einer Anwendung optimiert und vereinfacht wurde, ist ein Self-Check-In kein Problem mehr. Das Wichtigste an einer Veranstaltung ist immer der erste Eindruck der Teilnehmer. Neben schlecht gestalteten Einladungen können die langen Schlangen und die Unruhe zu Beginn der Veranstaltung die Gäste soweit verstören und nerven, das sie vor dem eigentlichen Beginn, schon keine Lust mehr haben. Diese Problemquellen können jedoch durch Schalter zum eigenmächtigen Check-in vermieden werden. Kunden benötigen nichts mehr außer in Smartphone oder ein ausgedrucktes Ticket. Einfacher geht es nicht. Es können aber trotzdem noch Problemdecks mit mobilen Scannern organisiert werden, oder auch das Scannen kann von Fachkräften oder sogar Hostessen übernommen werden.
Ob Kongress, Konferenz oder Messe, immer müssen Namensschilder dabei sein. Neben Print@Home können auch mobile Drucker eingesetzt werden die Namensschilder in weniger als 3 Sekunden drucken können. Dies reicht für mehr als 1000 Gäste pro Stunde, pro Drucker.
- Datenschutz
Eine effiziente Verwaltung der Einladungen wird durch einen zielgruppenspezifischen E-Mail-Verteiler ermöglicht. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Kontaktinformationen der Besucher vertraulich sind. Der Datenschutz sollte auch in der Teilnehmerverwaltungssoftware einen hohen Stellenwert haben. Es ist darauf zu achten, dass die Datenverschlüsselung stets aktiv ist und ein Missbrauch durch Dritte ausgeschlossen ist. Der Softwareanbieter verpflichtet sich gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetz, keine personenbezogenen Daten zu verarbeiten oder zu nutzen.
Um den Bezahlvorgang nicht nur für den Veranstalter, sondern auch für die Teilnehmer so einfach wie möglich zu gestalten, ist ein breites Spektrum an Bezahlmethoden von Vorteil. Eine gute Teilnehmermanagement Software, bietet dem Veranstalter die Möglichkeit, verschiedene Zahlungsmethoden flexibel anzupassen und einzusetzen. Wenn die Bezahlung der Rechnung per Banküberweisung erfolgt oder Paypal nicht von Interesse ist, sollten herkömmliche Zahlungsmethoden für das Tool kein Problem darstellen.
- Einladungsmanagement als Marketingunterstützung
Die Vermarktung einer Veranstaltung ist sehr vielfältig. Nicht zuletzt ist die Veranstaltung selbst ein besonderes Marketing-Instrument. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die verwendeten Elemente mit dem Markenimage und den allgemein definierten Marketingzielen übereinstimmen.
Eine gute Eventmanagement Software mit einem ausgefeilten CMS bietet die Möglichkeit, eine Website in kurzer Zeit zu erstellen. Daneben können auch Event-Apps für Marketing-Zwecke benutzt werden.
Neben der effizienten Verwaltung von Einladungen ist der Versand von personalisierten Newslettern eine wichtige Funktion des Tools. Ein Newsletter erfüllt viele Funktionen, wie z.B. die Möglichkeit, verschiedene Ankündigungen zielgruppenspezifisch zu versenden oder anzukündigen, wann es möglich ist, sich für die Veranstaltung anzumelden.
- Event-App
Gerade bei Tagungen, Kongressen und anderen Firmenveranstaltungen sind die Gäste besonders an einer zusätzlichen Eventapplikation interessiert. Die Beteiligung des Veranstalters an dieser Anfrage zeigt die Modernität der Aktivität und den Wunsch, schnelle und unkomplizierte Kommunikationswege zu gewährleisten.
Für den Veranstalter führt die Anwendung zu geringeren Kosten, da sie den Papierverbrauch deutlich reduziert. Auch die Agilität der Anwendung ist ein Vorteil gegenüber der analogen Erfassung. Jeder Planer weiß, dass es immer wieder Ereignisse gibt, die nicht geplant sind. Die Anwendung vereinfacht kurzfristige Entscheidungen wie z.B. ein Update über Zugängen mit weniger Andrang.
Add-ons wie die Programmbroschüre können Sie jetzt auch auf Ihrem Smartphone betrachten. Die Anwendung ermöglicht es Ihnen auch, einen individuellen Zeitplan für die Teilnehmer zu erstellen. Enthält der Veranstalter beispielsweise für jeden Gast einen Terminplan, so kann jeder Gast seine Lieblingsveranstaltungen in seinen eigenen Terminplan ziehen und durch Push-Mitteilungen rechtzeitig informiert werden. Viele weitere Möglichkeiten sind hier noch offen.
- Fazit – Einladungs- und Teilnehmerverwaltungssoftware
Das Einladungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Teilnehmermanagements. Professionell gestaltete Einladungen und die Optimierung aller Eventprozesse können den Besucher zur Teilnahme an der Veranstaltung motivieren. Bei der Auswahl der richtigen Teilnehmermanagement Software ist es wichtig, nicht nur die Funktionen und die Prozessoptimierung zu berücksichtigen, sondern auch die Agentur die es anbietet. Wir von seera sind seit 15 Jahren im Geschäft und haben mit Hunderten Unternehmen, Tausende Events, für Millionen von Teilnehmern organisiert. Ob Mittelständler oder Dax-Unternehmen, wir bieten für alle Unternehmen eine Lösung im Full-Service an.
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