Wenn Sie eine professionelle Veranstaltung organisieren wollen, müssen Sie immer eine professionelle Lösung für das Management der Teilnehmer finden. Einladungsmanagement das online und kostenlos angeboten wird (wie z.B. durch Eventbrite, Xing Events und weitere), hat gravierende Nachteile, bzw. Fallstricke, die Sie unbedingt beachten sollten.
Hinweis: Falls Ihnen die Terminologie noch nicht bekannt sein sollte, Einladungsmanagement, Gästemanagement, Teilnehmermanagement, Registrierungsmanagement sind alles ein und dasselbe. Beim Einladungsmanagement ist der Fokus jedoch verstärkt auf den Teil mit den Einladungen gerichtet. Trotzdem wird fast immer unter den Begriff der gesamte Prozess der Registrierung, Einladung, Einlass usw. der Teilnehme, beschrieben. Alle diese Begriffe reihen sich in den gesamten Komplex des Eventmanagements bzw. Veranstaltungsmanagement ein.
(1) Nur die absoluten Basis-Funktionen sind verfügbar
Es wurde einiges an Arbeit reingesteckt, aber am Ende ist trotz ein paar Tücken, die Einladungsemail fertig geworden. Jetzt soll noch die Corporate Identity eingefügt werden, aber dies stellt sich als Problem heraus, da nicht alles genau den Unternehmensrichtlinien entsprechend angepasst werden kann. Nach einem erneuten Meeting, wird noch beschlossen gleich noch schnell Abfragen nach Hotelzimmern, sowie Flugdaten, mit in die Einladung zu integrieren. Das kostenlose Einladungsmanagement Tool gibt das aber nicht her. Was nun? Die Einladungen werden trotzdem verschickt, manche Teilnehmer antworten nicht, und diese sollen wiederholt angeschrieben werden. Dieser Prozess erweist sich dann als kompliziert bis unmöglich. Zudem berichten Teilnehmer, dass die Einladungen bei Ihnen im falschen Format angekommen sind. Bis zum Event sind es plötzlich nur noch 1-2 Wochen, und die Katastrophe ist perfekt. Kostenlose Einladungsmanagement Online Tools, bieten eben nur Basis-Funktionen an. Und dies kommunizieren Sie auch nicht wirklich. Wertvolle Arbeit und Mühe die Sie investiert haben, ist in so einem Fall dann unerwartet, umsonst gewesen.
(2) Datenschutz ist nicht existent
Die Einladungsmanagement Software steht online kostenlos zur Verfügung. Aber ist sie wirklich kostenlos? Was die Dienstleister nicht kommunizieren: Sie wollen Geld verdienen! Und dafür müssen sie im jeden Fall bezahlen. Wie mittlerweile üblich, wird diese Bezahlung in Form von Daten stattfinden. Alle Daten Ihrer Teilnehmer landen so, ganz schnell in den Händen von findigen Datenbrokern, die diese noch weiterverkaufen an verschiedensten Unternehmen auf der gesamten Welt. Dieser Mangel an Datenschutz kann auch schwerwiegende rechtliche Folgen haben. Vor allem nach der neuen EU-Datenschutzverordung die im Mai 2018 schon eingeführt wird. Wettbewerber können diese rechtliche Achillesferse nutzten, und sie beim Gesetzgeber anschwärzen. Dieser kann natürlich auch selbst ermitteln. Wenn Sie diesen Datenschutz-Gau in Kauf nehmen wollen, müssen Sie um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, Ihre Teilnehmer zumindest ausdrücklich darüber aufklären. Aber ob Kunden, Geschäftspartner, eigene Mitarbeiter, wichtige Schlüsselfiguren aus Ihrer Branche usw. darüber erfreut sein werden, mag wohl sehr stark bezweifelt werden. Vor allem bei Unternehmensevents, die nicht öffentlich sind, wird dies nicht akzeptabel sein. So wird aus Kostenlos schnell eine Rechnung fällig, und zwar in Form von Rechtlichen Ärger bis zu Verärgerten Kunden.
(3) Versteckte hohe Preise, niedrige Produktivität
Im vorigen Punkt wurde aufgezeigt das vermeintlich kostenlose Einladungsmanagement Tools, durch Teilnehmer-Daten bezahlt werden. Oft ist es jedoch so, das diese Tools in Wahrheit nicht mal wirklich „kostenlos“ sind. Üblicherweise muss für jede Zusatzfunktion im Nachhinein ein außerordentlicher Preis bezahlt werden. Erst nach stundenlanger Bearbeitung des Projektes, wird Ihnen plötzlich ein Preis angezeigt um viele vermeintliche Features, überhaupt benutzen zu können. Dies ist pure Absicht. Sie haben jetzt natürlich schon investiert, und fühlen sich blöd wenn Sie alles nochmal machen müssen. Viele bezahlen dann doch, und zwar erhöhte Preise. Es ist ein undurchsichtiger Ansatz, der zu unangenehmen Kombination aus Frustration und hohen Kosten führt. Diese Kosten, die dann am Ende entstehen und oft aus kleinen zusätzlichen, aber notwendigen Funktionen bestehen (wie z.B. das Erstellen von E-Mails ist kostenlos, aber das Versenden nicht), sind dann meist höher als wenn man von Anfang an, eine transparente Teilnehmermanagement Agentur als Dienstleister ausgewählt hätte. Somit hat man weniger Leistung, mehr Stress und ironischerweise auch noch höhere Kosten am Ende. Der Chef/Projektleiter wird nicht begeistert sein.
(4) Niemand hilft Ihnen weiter
Einladungsmangement Online a la Eventbrite, Xing Events und co. bedeutet leider meistens genau das. Es gibt keine Person hinter dem Computer oder Telefon die Sie berät und Ihnen bei der Gestaltung hilft. Es gibt keinen Ansprechpartner oder Projektleiter, der Fragen schnell und unkompliziert beantworten kann. Selbst der motivierteste Veranstalter bleibt ohne qualifizierte Hilfe am Ende schnell auf der Strecke. Einladungsmanagement und Teilnehmermanagement sind eben doch komplizierter als viele denken. Mit einem persönlichen Ansprechpartner lässt sich das Einladungsmanagement professionell und stell erstellen. Vor allem durch sich wiederholende Events und Zusammenarbeit, entstehen dadurch wertvolle Spareffekte zeitlicher und geldlicher Natur. Die Erfahrung zeigt, dass am Ende so eine Lösung nicht nur besser, sondern sogar günstiger ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein kostenloses Einladungsmanagement Tool, ausschließlich für Party-Planner usw. nützlich ist. Sobald ein Unternehmen ein Event, Kongress, Konferenz oder eine Messe organisiert, muss ein professionelles Tool her. Schon kleine Fehler können bei einer wichtigen Unternehmensveranstaltung zu größeren Problemen führen.