Einladungsmanagement Teil 3 – Event-Einladungen: Ein moderner Reiseführer

Event-Einladungen: Ein moderner Reiseführer

Event-Einladungen bieten heutzutage so viele Möglichkeiten. Von traditionellen Papier-Einladungen bis hin zu digitalen Einladungen – es ist schwer zu wissen, welches das Richtige für Ihre Veranstaltung ist. Hier erfahren Sie mehr über moderne Einladungen und die dazugehörige Etikette.

Auch wenn sich das Format geändert hat, sind die Einladungen selbst heute noch genauso aktuell wie damals. Sie sind oft die erste Anlaufstelle für Ihre Gäste und können schon lange vor dem Eintreffen des Eventtages den Ton angeben und für Spannung sorgen.

Einladungen müssen nicht mehr formell per Post verschickt werden, sondern können nun einfach über Social Media und E-Mail verschickt und angenommen werden, um schnell und unkompliziert zu beantwortet zu werden. Die Wahl der Einladung sollte zu Ihrer Veranstaltung passen und die Formalität widerspiegeln, die Sie anstreben. Eine elektronische Einladung kann möglicherweise nicht die bevorzugte Wahl für ein besonders Geschäftsessen sein, aber ebenso gibt es keine Notwendigkeit, unendlich viel Papier, für eine Konferenz zu verschwenden.

Event-Einladungen: Ein moderner Reiseführer

Was Sie einschließen sollten

Eine Einladung, insbesondere zu einem gesellschaftlichen Anlass, enthält oft diese Schlüsselinformationen:

  • Eingeladene Teilnehmer
  • Name des Gastgebers – sowohl persönlich als auch als Firma oder Organisation, die die Veranstaltung betreut.
  • Der Veranstaltungstyp – Fundraiser, Ball etc.
  • Tag, Datum und Uhrzeit des Ereignisses
  • Name des Ortes und der Adresse. Die Postleitzahl ist in den USA normalerweise nicht erforderlich, aber Postleitzahlen werden in Großbritannien empfohlen.
  • Kleiderordnung
  • RSVP oder Antwortrichtlinien
  • Zusätzliche Informationen: z.B. Parkmöglichkeiten, Kinder erlaubt, plus eins, Sonderwünsche/Diät, Speisemöglichkeiten, Endzeiten und vieles mehr

Die Geschichte der Einladungen

Geschrieben

Traditionell wurden Einladungen für gesellschaftliche Anlässe von Aristokraten der gehobenen Gesellschaft verwendet und schufen ein Gefühl der Exklusivität, indem sie nur diejenigen einluden, die „würdig“ waren. Es galt als eine Ehre, nur eine Einladung zu erhalten, und es wurde große Sorgfalt gewahrt, wenn man die Einladungen mit Kalligrafie und Wachssiegeln anfertigte.

Gedruckt

Kommerziell gedruckte Einladungen nahmen in den USA und in Europa nach dem Ersten Weltkrieg einige Jahrhunderte nach der Einführung der Druckmaschine langsam zu. Aber dieser Stand der Technik war immer noch nur den Reichen oder Eliten vorbehalten, aufgrund der horrenden Kosten. Heutzutage ist das Drucken über eine professionelle Druckerei schnell, einfach und erschwinglich und es können viele atemberaubende Designs und Effekte erstellt werden.

 

Elektronisch

Mit der Einführung der Technik und der einfachen Kommunikation werden Einladungen heute oft elektronisch, per E-Mail oder Social Media oder sogar über eine Eventapplikation verschickt. Elektronische Einladungen brechen die Regeln und folgen nicht der formalen Einladungsetikette der Vergangenheit.

Papier vs. Elektronische/digitale Einladungen

Traditionelle Papier-Einladungen

Vorteile

  • Papier-Einladungen sind formeller, kosten Geld und erfordern Zeit und Mühe. Deswegen werden sie von den Gästen ernster genommen werden und infolgedessen steigt Ihre RSVP Rate. Es ist auch eine ständige Erinnerung an die Eingeladenen, im Gegensatz zu E-Mails, die leicht vergraben und vergessen werden.
  • Traditionelle Einladungen sind greifbar, was bedeuten kann, dass sie einprägsamer sind und ein Gefühl der Exklusivität erzeugen. Es handelt sich nicht um etwas, das „jeden Tag“ empfangen wird und deshalb ein Novum ist.
  • Da sie speziell an jemanden adressiert sind, ist klar, wer eingeladen wird und setzt bessere Grenzen im Umfeld der Veranstaltung als eine E-Mail, die an einen größeren Personenkreis weitergeleitet oder nachträglich erweitert werden könnte.
  • In dieser Welt der sozialen Medien, werden besondere Papiereinladungen, dann doch digitalisiert. Sie werden nämlich als Social Media Highlight geteilt, und steigern damit den Marketingerfolg Ihres Events.

Nachteile

  • Design, Druck und Porto machen dies die teuerste Einladungsvariante. Maßgeschneiderte Designs mit Spezialpapier, Prägungen, ungewöhnlichen Formaten und Papierausschnitten können die Kosten erheblich erhöhen.
  • Anders als bei E-Mails kann sich ein Teilnehmer nicht einfach an die Einladung erinnern, wenn er sie verliert, was bedeutet, dass er alle Informationen und Details verliert und keine andere Backup-Option hat, als die Organisatoren anzurufen und eine neue Kopie zu erhalten.

Elektronische Einladungen

Vorteile

  • Die Kosten sind überschaubar, und beinhalten lediglich das Design und die erweiterte Anpassung. Materialkosten entstehen keine.
  • Einige Tools wie z.B. LINKseeraLINKLINK ermöglichen es Ihnen, ein professionelles Design im Einklang mit Ihrem Event-Branding zu erstellen, ohne jegliche Designerfahrung. Dies setzt einen deutlichen Mehrwert für Ihr Branding, CI sowie Ihren Marketingerfolg.
  • Viele Funktionen die in Papiereinladungen niemals möglich wären sind in digitalen Einladungen möglich. So können Sie erfahren wer am Event teilnimmt. Absagende Teilnehmer nochmals kontaktieren. Teilnehmer die ignorieren können auch noch persönlich per Papiereinladung, sowie Telefonat, nachträglich angerufen werden. Oder auch Umfragen starten, sowie Abfragen zu Hotel, Flug usw. einfügen.
  • Unnötiges Drucken wird in unserer immer umweltbewussteren Welt verpönt und elektronische Einladungen sind da definitiv besser.

Nachteile

  • Elektronische Einladungen können leicht in dem Schwarm von E-Mails übersehen werden, die die Menschen täglich erhalten und leicht in den Posteingang gedrückt und vergessen werden, besonders wenn sie an geschäftliche E-Mail-Adressen gesendet werden.

Eine kurze Erklärung zum Thema RSVP:

Dies steht für Respondez, S’il Vous Plait, d.h. wenn ein Teilnehmer dies auf einer Einladung sieht, ist eine Antwort erforderlich. Trotz einer Etikette die besagt, nach 2-3 Tagen zu antworten, sollte hier trotzdem eventuell ein Antwortdatum festgelegt werden. Die rationale Begründung der Antwort ist zu empfehlen, um nicht als Autoritär zu wirken.