Einladungsmanagement Tools gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Sich da für eins zu entscheiden ist gar nicht so einfach. Viele machen große Versprechen, manche warten mit einer potthässlichen Webseite auf (Vor allem viele Mikro-Anbieter die nur ein einziges Feature anbieten), mancher mit einer Schicken. (Größere Anbieter wie Xing-Events, Eventbrite etc.) Aber worauf kommt es beim Einladungsmanagement wirklich an.? Wir zeigen Ihnen hier die wichtigsten Kriterien auf, die in Ihre Entscheidung mit einfließen sollten.
- Integrierbarkeit des Einladungsmanagement Tool ins Teilnehmermanagement
Es wird sich kaum ein Event-Manager finden der ausschließlich Einladungsmanagement betreiben will. Die Einladungen sind ein wichtiger Teil des Teilnehmermanagements, bzw. des Eventmanagements. Es führt jedoch zu erhöhten Aufwand, wenn die Einladungen separat gemacht werden. Bei weitem besser ist es, wenn man das Einladungsmanagement in einer zentralen Plattform integrieren kann. Dies ist nicht nur bequemer sondern auch kostengünstiger am Ende. Zudem werden Effizienzeffekt genutzt. Das Design der Einladung kann so schnell auch zu großen Teil fürs Ticket benutzt werden. Rückmeldungen zur Einladung, können sofort für die Einlass-Software sowie für den Druck der Namensschilder benutzt werden. In diesem fällt gibt es einfach so viele Überschneidungsmöglichkeiten, das eine Lösung die für sich alleine steht, überhaupt keinen Sinn ergibt.
- Persönlicher Ansprechpartner und Self-Service Tool
Vor allem in dem Fall, in denen Sie mehrere Events pro Jahr organisieren, ist Ideal für einen persönlichen Ansprechpartner. Ein gutes Einladungsmanagement Tool bietet nämlich die Möglichkeiten an, entweder selbst Veränderungen vorzunehmen oder sie von einem Profi bearbeiten zu lassen. Es ist ungemein praktisch kleine Veränderungen bei der Einladung (Und in Kombination auch bei dem Einlass, der Registrierungswebseite, der Event-App, den Tickets, den Namensschildern usw. / Siehe Punkt 1) selbst durchführen zu können. Gleichzeitig hilft ein Projektmanager bei der Lösung komplizierter Probleme, oder produziert nach Ihren Vorgaben verschiedene Optionen für die Einladung. Wenn es auch über mehrere Events und Monate oder gar Jahre, immer der selbe Ansprechpartner bleibt, ist es einfach viel angenehmer für die Kunden. Sie kennen sich dann beide, so entsteht Vertrauen und Verständnis für einander. Dies führt nicht nur zu einer angenehmeren Arbeitsatmosphäre, bei der man sich auch mal duzen kann, sondern auch zu beträchtlichen Effizienz- und Effektivitätsverbesserungen. Wenn man sich schon kennt, geht eben alles viel schneller, und man konzentriert sich auf das Wichtigste.
- Erfahrung, Erfahrung, Erfahrung
Das Geschäft mit der Digitalisierung ist immer weiter am Wachsen, und es gibt eine unzählige Menge an Anbietern von Einladungsmanagement Tools. Aber wollen Sie wirklich Ihr wichtiges Firmenprojekt einem Unternehmen anvertrauen, das gerade erst seit 1-2 Jahren am Markt ist. Nur mit jahrelanger Erfahrung kann eine gewisse Professionalität erreicht werden. Vor allem beim Eventmanagement trifft eine kleine professionelle Elite auf eine ungeheure Menge an Amateuren. Dies herauszufiltern ist gar nicht so einfach. Schauen Sie am besten deswegen als erstes auf das Portfolio. Was für Kunden hat das Unternehmen? Sind die aufgeführten Projekte aktuell? Dort können Sie sehen, ob es sich eher um eine Mikro-Agentur handelt, oder regelmäßig DAX-30 Unternehmen zu den Kunden zählen. Rufen Sie auch ruhig mal an, und fragen Sie über die Unternehmensgeschichte nach. Und es ist auch klar, wer seit 15 Jahren am Markt ist, unterscheidet sich deutlich von Unternehmen die gerade erst dabei sind.
- Viel Erfahrung, aber keine Innovation
Jetzt haben Sie ein Unternehmen bzw. Einladungsmanagement Tool gefunden, das wirklich viel Erfahrung mitbringt. Aber ein Blick auf die Kundenliste offenbart: Diese Teilnehmermanagement Agentur hat eigentlich nur drei große Kunden und das seit 10 Jahren. Ansonsten keine wirklichen interessanten aktuellen Projekte. Wie kann das sein? Ganz einfach, manche Unternehmen überleben eine sehr lange Zeit durch ein paar wenige Lizenzverträge. Der Chef bekommt seine Prozente, und die Projekte sind eh immer gleich, daher wird nichts mehr investiert. Das ist fatal. Das Unternehmen Ihrer Wahl, sollte immer aktuell sein. Neue Features, Innovationen im Prozessmanagement, neue Technologien, aber auch junge Mitarbeiter mit frischen Perspektiven. Dies alles sollte Ihnen wichtig sein, wenn Sie mit Ihren Events mit der Konkurrenz mithalten wollen. Eine gute Möglichkeit ist neben dem Blick ins Portfolio nach aktuellen Projekten, sich den Blog anzuschauen. Wird er regelmäßig aktualisiert? Welche Themen werden behandelt? Ist es zukunftsweisend ausgerichtet?
Es ist nicht so einfach die geeignete Teilnehmermanagement Agentur zu finden, die das perfekte Einladungsmanagement Tool anbietet. Aber es ist definitiv möglich. Mit unserer Anleitung, haben Sie schon mal wichtige Informationen in er Hand, um Ihre Suche zu beschleunigen, sowie am Ende zum Ziel zu gelangen.