Gästemanagement, online und kostenlos – Keine gute Idee

Wer ein professionelles Event organisieren will, sollte in jedem Fall eine professionelle Gästemanagement Lösung erwerben. In diesem Artikel werden die bedeutenden Nachteile beschrieben, falls die Entscheidung doch für ein kostenloses online Gästemanagement fällt.

1. Kein Datenschutz

Dubiose Firmen bieten online so manches Produkt an. Auch Gästemanagement Software wird online kostenlos zur Verfügung gestellt. Was die Anbieter aber verschweigen: Geld wollen diese, nämlich trotzdem verdienen. Und das machen sie, wie so üblich im Internet, durch die Auswertung von Daten. Somit sind all die Teilnehmerdaten der Gäste des internen Firmenmeetings oder der Weihnachtsfeier für die Anteilseigner, bei findigen Datenhändlern, die die Daten immer wieder weiterverkaufen. Dieser mangelnde Datenschutz kann erhebliche rechtliche Folgen haben. Verklagt kann man, aufgrund von mangelnder Datenschutzmaßnahmen, nicht nur von den Teilnehmern, sondern auch vom Staat, werden. Unternehmensdaten sind hochsensibel und sollten auch nicht beispielsweise bei der Konkurrenz landen. Diese können, für einen relativ geringen Preis, ganz einfach alle angefallenen Event-Daten bei einem Databroker kaufen. Wenn Kunden unter den Gästen sind, werden diese alles andere als begeistert sein darüber zu erfahren, dass Ihre sensiblen Unternehmensdaten irgendwo im Internet gelandet sind. Kostenlos hat also leider fast immer einen Haken.

2. Kein Service

Die Kostenlose online Gästemanagement Software wurde gebucht und damit irgendwie ein Event erstellt. Aber jetzt kommen neue Fragen auf. Die Webseite soll angepasst werden, aber das kostenlose online Tool gibt das nicht her. Jetzt steht man blöd dar, und der Vorgesetzte macht auch schon Druck. Kostenlose Tools bieten eben keinen Service an. Es steht kein Ansprechpartner oder gar kein persönlicher Projektmanager bereit, der schnell und unkompliziert Fragen beantwortet. Ohne einen qualifizierten Service bleibt auch der motivierteste Event-Organisator auf der Strecke liegen. Gästemanagement ist eine komplizierte Angelegenheit, mit vielen verschiedenen Möglichkeiten, bei der es einer absoluten Professionalität bedarf. Jeder kleine Fehler kann dazu führen, dass zum Beispiel ein Viertel aller Teilnehmer nicht zum Event kommt, oder gar zu einer falschen Location geschickt wird usw.

3. Keine Features

Schnell mal eine Event-Webseite gebaut, und eine Online-Registrierung sowie Email-Einladungen erstellt, und das war es. Leider nicht, wenn dann noch später Bedürfnisse, wie eine Event-App, Hotelkontingente, Emails mit Custom Design, Online-Formulare und Live-Feedbacks, Flugbuchungen und vieles mehr hinzukommen. Die Arbeit, in die kostenlose Online Gästemanagement Software ist jetzt umsonst gewesen und man muss von Neuem anfangen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet wertvolle Ressourcen und Zeit. Vor allem wenn das Kostenlose online Gästemanagement Tool mehr verspricht als es hält. Dann werden ganze Webseiten eingerichtet, nur um später zu merken, dass sich das Corporate Design nicht mehr richtig einpflegen lässt. Oder es werden Email-Einladungen versendet, aber die Funktion „Beliebiger Absender“ war nur theoretischer Natur, und funktioniert in der Praxis gar nicht. Weitere mögliche Anwendungen, wie die Rechnungstellung oder die Integration der Event-Daten in das Unternehmenseigene Marketing, sowie Schnittstellen zur internen IT, werden nicht mal ansatzweise angeboten. Das ist ein bedeutendes (schlechtes) Qualitätsmerkmal eines Gästemanagement das, online und kostenlos ist.

4. Versteckte hohe Preise, bei niedriger Leistung

Viele kostenlose Tools sind eigentlich gar nicht kostenlos. Für jedes kleine Extra-Feature wird sofort ein deutlicher Aufschlag verlangt. Und erst nach Stunden mühevoller Einrichtungsarbeit wird klar ersichtlich wie viel denn die Live-Schaltung des Events tatsächlich kosten soll. Dies ist ein intransparentes Vorgehen und führt zu einigem an Frustration. Die Kosten, die dann am Ende entstehen und sich häufig aus kleinen aber notwendigen Extra-Features (wie z.B. Emails darf man erstellen, aber nicht kostenlos versenden) zusammenstellen, können alleine schon an die Preise professioneller Agenturen ranrücken. Wenn dann noch Aufschläge pro verkauften Ticket hinzukommen, dann ist es fast sicher, dass der am Ende bezahlte Preis bei Weitem höher ist als bei einer Agentur. Und das alles für eine viel schlechtere Leistung aus einem einfachen „Baukasten-System“.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Kombination aus „Gästemanagement Online Kostenlos“ eine ist, die eher zu Ärger führt, als zu einem wohlorganisierten Event. Einzig und allein, kleine Partyplanner, könnten solche Tools sinnvoll einsetzen. Und für die sind sie wahrscheinlich auch ursprünglich gemacht worden.

Wenn Sie mehr über das Thema erfahren möchten, oder generell Fragen zum Gästemanagement haben, dann kontaktieren Sie uns doch!

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