Gästemanagement Online – Wie ein Self-Service Tool aussehen sollte

Bei der Organisation von Events, lagern immer mehr Unternehmen ihr Gästemanagement an einen Profi. Durch die immer komplizierter werdenden Events, die zusätzlichen technologischen Möglichkeiten (wie z.B. eine Event-App) und die Weiterentwicklung des Marktes für Gästemanagement, sind vollprofessionelle Agenturen wie seera entstanden. (seera ist die Nummer 1 in Deutschland, hier geht es zum Portfolio.) Diese Agenturen übernehmen die gesamte Arbeit des Gästemanagements ab. Ob Online-Webseiten, Event-App, Online-Registrierung, Live-Feedback, Hotel- und Flugbuchungen, verschiedene Währungen, verschiedene Länder und Sprachen. Doch dieser Full-Service, hat auch seine Tücken. Eine gute Gästemanagement Agentur, bietet nämlich auch ein Gästemanagement online im Self-Service an. Im folgenden Artikel wird erklärt, wie ein ideales Gästemanagement online im Self-Service Modus aussehen soll.

1. Kleine Änderungen sofort erledigen

Es ist nicht immer sinnvoll, bei jeder kleinen Änderung, den Projektmanager (Bei seera, erhalten Sie einen qualifizierten und persönlichen Projektmanager) anzurufen, oder eine Email zu schreiben. Dies führt zu einer ineffizienten und ineffektiven Zusammenarbeit, und kann dadurch schnell die Frustration in die Höhe treiben. Kleine Änderungen sollten durch ein online Gästemanagement, ausgeführt werden können. In diesem Fall könnte der Event-Organisator, ganz einfach Online Änderungen für sein Event durchführen. Diese Änderungen sollten im Idealfall auch Live in einem Simulator angezeigt werden können. So kann man das Ergebnis noch mal überprüfen, so wie es auf der tatsächlichen Webseite, Email-Einladung, App usw. aussehen soll. Und dann nach einem finalen Check, kann das Ergebnis schon online gestellt werden. Auch sollte es die Möglichkeit geben, kleinere Änderungen sofort wieder Rückgängig zu machen. So hat man die Möglichkeit, kleine Fehler schnell zu korrigieren und wieder von Anfang an starten. Diese Funktion ist z.B. auch aus Office-Produkten bekannt. Weiterhin ist eine Implementierung von verschiedenen Versionen sehr nützlich. So kann man sich dann die Webseite mit 3 verschiedenen Hintergrundfarben, parallel anschauen, und sich dann für die Beste Entscheiden, und diese gleich Live schalten.

2. Verschiedene Rechte für Mitarbeiter einstellen

Nicht jeder Mitarbeiter soll dieselben Möglichkeiten haben. Die Werkstundentin soll nur auf den Content in den Formularen der Online-Registrierung zugreifen können. Und der Grafik-Designer soll nur die Design-Elemente für die App sehen können. Wenn ein Unternehmen mehrere Events pro Jahr, und dies auch noch über mehrere Abteilungen hinweg organisiert, dann ist ein effizientes Rechtemanagement absolut von Nöten. Der führende Kopf der Event-Organisation, sollte in einem effektiven online Gästemanagement, die Möglichkeit bekommen, jedem seiner Mitarbeiter die nötigen Rechte zuzuweisen. Ein weiteres Plus eines Gästemanagement online ist, das Mitarbeiter nicht nur bestimmte Rechte, sondern auch nur bestimmte Oberflächen sehen können. Dadurch können Sie sich voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Zusätzlich können die hauptverantwortlichen Event-Organisatoren, Vorlagen für Eventreihen erstellen, und diese dann mit bestimmten Rechten für bestimmte Mitarbeiter versehen. So wird eine nochmals höhere Effizienz erreicht, und damit letztendlich die Qualität verbessert, sowie gleichzeitig Kosten gespart.

3. Datenschutz Nicht Vergessen

Viele fürchten sich noch vor Gästemanagement online, aus Datenschutzgründen. Es stimmt, das es keine perfekte Sicherheit im Internet gibt. Aber, eine gute Gästemanagement Agentur, bietet bei ihrer online Gästemanagement Software, die bestmöglichsten Datenschutzvorkehrungen war. Bei seera wird Datenschutz großgeschrieben. Alle Server sind ausschließlich in München zu finden. Der Internetverkehr zwischen unsren Kunden und uns (bzw. unseren Online Tool) fließt gezielt und mit der maximalen Verschlüsselung zu unseren Servern. Trotzdem erreichen wir dabei hohe Geschwindigkeiten und kurze Reaktionszeiten. Dies haben wir hohen Investitionen (Inklusive Zertifizierungen nach ISO 27001) in unsere technologische Infrastruktur zu verdanken.

Wenn Sie mehr zu Self-Service, Gästemanagement online oder sonst eine Frage haben, dann kontaktieren Sie uns doch. Wir beraten Sie gerne telefonisch.