Kostenlose Software für Veranstaltungen, Meetings und Messen

Kostenlose Software für Veranstaltungen und Meetings

Wer Gäste einladen, gewinnen und registrieren will, der kommt an moderner Event-Management-Software nicht vorbei. Spezielle Software, auch Teilnehmermanagement Systeme genannt, helfen dem Veranstalter mit den potentielle Gästen per E-Mail oder App zu kommunizieren. Ein Link führt dann auf die Landing Page der Veranstaltung, des Meetings oder der Messe, auf der alle relevanten Informationen zu finden sind. Im nächsten Schritt können sich die Gäste dann online registrieren und erhalten eine Anmeldebestätigung. Während der Registrierung muss der Gast alle Informationen zur Verfügung stellen, die für eine perfekte Organisation des Meetings oder der Messe notwendig sind: Name, Abteilung, Reisezeiten, Hotelbuchung und Interesse an Workshops. Mit der Anmeldebestätigung werden dann bereits alle Informationen und Unterlagen verschickt, welche einen reibungslosen Einlass erlauben.

Aus fast 20 Jahren Erfahrung im Bereich Veranstaltungen und Meetings möchten wir Ihnen bei der Hilfe nach der richtigen Software für Ihre nächste Einladung behilflich sein. In vielen Fällen reicht eine kostenlose Software für das Gästemanagement aus. Im professionellem Umfeld haben kostenlose Software (Freeware) keinen Platz.

Welche Optionen hat der Event-Manager im Bereich des Teilnehmermanagements?

Inzwischen gibt es eine Reihe von kostenlosen Einladungstools für Event-Manager. Die Frage ist aber, ob sich solche Tools im professionellen Umfeld eignen. Wir geben einen Überblick über die Einsatzgebiete von Teilnehmermanagement-Systemen.

Kostenlose Kalendersysteme – gut geeignet für den Elternabend

Für einen Elternabend oder Stammtisch gibt es wunderbare Tools, oftmals sogar kostenlos, wie beispielsweise Doodle. Bei diesen Kalendertools kann sich jeder in eine Liste eintragen und bekanntgeben, ob er den Kartoffelsalat oder das Tiramisu mitbringen will.

Auch berufliche Netzwerke bieten oftmals die Möglichkeit eine Veranstaltung anzukündigen – dafür muss man in Kauf nehmen, dass sich die Eingeladenen vorher im Netzwerk registrieren müssen und auch Personen kommen, die man eigentlich nicht auf der Veranstaltung sehen möchte.

Ticketsysteme – kostenlose Event-Templates für Einsteiger

Für Veranstaltungen mit Konsumenten eignen sich Tools wie Eventbrite. Hier kann man eigene Formular-Felder anlegen und auch Tickets für die Einlasskontrolle verkaufen. Nichts ist umsonst. „Der Preis“ für diesen Service sind hochstandardisierte Webseiten und Werbung. Es kann auch vorkommen, dass die eigene Veranstaltung in einem Atemzug mit „Kuchenbacken für Esoteriker“ oder „Kamasutra für Anfänger“ gelistet wird. Wen das nicht stört, der bekommt hier gute Tools für wenig Geld.

Tools für Unternehmen und Event-Agenturen – Teilnehmer Management Systeme

Unternehmen legen auf andere Eigenschaften wert: Die Landing Pages sollen im CI der Firma sein; von der Veranstaltung darf nur ein ausgewählter Kreis erfahren; es sollen sich nur bestimmte Personen anmelden können und mit der Anmeldung zur Veranstaltung soll auch gleich ein Flug oder ein Hotel gebucht werden können. Für eine perfekte Event-Logistik, die dem Unternehmen viel Zeit und Geld spart, sind Firmen bereit ein professionelles Event-Management Tool einzusetzen.

Auf diese Punkte müssen Sie beim Teilnehmermanagement achten!

  1. Editor für Landing-Pages
  2. Formular Generator für Anmeldeformulare
  3. E-Mail Server für die Teilnehmerkommunikation
  4. E-Tickets für die Einlasskontrolle
  5. Sicherheit und Datenschutz
  6. Support – jede Veranstaltung ist ein Unikat!

Mehr Informationen zu professioneller Software für Eventmanager, Unternehmen, Event-Agenturen und Messe-Veranstalter finden Sie unter www.coladaservices.com und www.seera.de .