Kostenlose Teilnehmermanagement Software für Events, Meetings und Messen.

Wer Gäste einladen, gewinnen und registrieren will, der kommt an moderner Teilnehmermanagement-Software nicht vorbei. Spezielle Software, auch Teilnehmermanagement Systeme genannt, helfen dem Veranstalter mit den potentielle Gästen per E-Mail oder App zu kommunizieren. Dabei sind die Anforderungen für Events, Tagungen, Product Launches, Meetings, Messen und Incentive Reisen ganz unterschiedlich. Auch eine Abiturfeier ist ein Event – hier ist Doodle perfekt: „Wer bringt den Kartoffelsalat mit und wer sorgt für das Bier“. Im professionellen Bereich sind solche Tools nicht geeignet. Beispielsweise müssen Event-Landing-Pages  an das CI des Unternehmens angepasst sein und es soll auch nicht jeder kommen, sondern nur die Kunden oder Mitarbeiter. Data Privacy ist hier das Schlagwort. Und bei Messen gibt es wieder andere Anforderungen.

Der normale Funktionsumfang einer Teilnehmermanagement Software deckt folgenden Bereiche ab:

• Datenbank mit den Teilnehmern
• E-Mail Einladungen (Mailing System)
• mit einem Link zur Landing Page der Veranstaltung, des Meetings oder der Messe (Content Management System und Webseiten Editor)
• Im nächsten Schritt können sich die Gäste dann online registrieren und erhalten eine Anmeldebestätigung (Formulargenerator).

Während der Registrierung muss der Gast alle Informationen zur Verfügung stellen, die für eine perfekte Organisation des Meetings oder der Messe notwendig sind: Name, Abteilung, Reisezeiten, Hotelbuchung und Interesse an Workshops. Mit der Anmeldebestätigung werden dann bereits alle Informationen und Unterlagen verschickt, welche einen reibungslosen Einlass erlauben.

Aus fast 20 Jahren Erfahrung im Bereich Veranstaltungen und Meetings möchten wir Ihnen bei der Hilfe nach der richtigen Software für Ihre nächste Einladung behilflich sein. In vielen Fällen reicht eine kostenlose Software für das Gästemanagement aus. Im professionellem Umfeld hat kostenlose Software (Freeware) dagegen keinen Platz.

Welche Optionen hat der Event-Manager im Bereich des Teilnehmermanagements?

Inzwischen gibt es eine Reihe von kostenlosen Einladungstools für Event-Manager. Die Frage ist aber, ob sich solche Tools im professionellen Umfeld eignen. Wir geben einen Überblick über die Einsatzgebiete von Teilnehmermanagement-Systemen.

Kostenlose Kalendersysteme – gut geeignet für den Elternabend

Für einen Elternabend oder Stammtisch gibt es wunderbare Tools, oftmals sogar kostenlos, wie beispielsweise Doodle. Bei diesen Kalendertools kann sich jeder in eine Liste eintragen und bekanntgeben, ob er den Kartoffelsalat oder das Tiramisu mitbringen will.

Auch berufliche Netzwerke bieten oftmals die Möglichkeit eine Veranstaltung anzukündigen – dafür muss man in Kauf nehmen, dass sich die Eingeladenen vorher im Netzwerk registrieren müssen und auch Personen kommen, die man eigentlich nicht auf der Veranstaltung sehen möchte.

Kostenlose Teilnehmermanagement Software – Event-Templates für Einsteiger

Für Veranstaltungen mit Konsumenten eignen sich Tools wie Eventbrite. Hier kann man eigene Formular-Felder anlegen und auch Tickets für die Einlasskontrolle verkaufen. Nichts ist umsonst. „Der Preis“ für diesen Service sind hochstandardisierte Webseiten und Werbung. Es kann auch vorkommen, dass die eigene Veranstaltung in einem Atemzug mit „Kuchenbacken für Esoteriker“ oder „Kamasutra für Anfänger“ gelistet wird. Wen das nicht stört, der bekommt hier gute Tools für wenig Geld.

Professionelle Software für Unternehmen und Event-Agenturen – Teilnehmermanagement Software

Unternehmen legen auf andere Eigenschaften wert: Die Landing Pages sollen im CI der Firma sein; von der Veranstaltung darf nur ein ausgewählter Kreis erfahren; es sollen sich nur bestimmte Personen anmelden können und mit der Anmeldung zur Veranstaltung soll auch gleich ein Flug oder ein Hotel gebucht werden können. Für eine perfekte Event-Logistik, die dem Unternehmen viel Zeit und Geld spart, sind Firmen bereit eine professionelles Teilnehmer- und Event-Management Software einzusetzen. Professionelle Teilnehmermanagement Software zeichnet sich dadurch aus, dass es für den Gast nicht ersichtlich ist, dass eine Agentur die Seiten erstellt hat — „look & feel“ entsprechen der Corporate Webseite. Die meisten Eventmanager sind da gerne bereit auch einen gewissen Betrag für den Service (erstellen der Webseiten, Bildbearbeitung, abbilden komplexer Reiselogik etc.) auszugeben. Software und Service im Bereich Teilnehmermanagement ist eine gute Investition und die Kosten für eine schlüsselfertige Lösung belaufen sich pro Teilnehmer meistens im Bereich von 2 Bier an der Hotelbar.

Auf diese Punkte müssen Sie beim Teilnehmermanagement achten!

1. Editor für Landing-Pages
2. Formular Generator für Anmeldeformulare
3. E-Mail Server für die Teilnehmerkommunikation
4. E-Tickets für die Einlasskontrolle
5. Sicherheit und Datenschutz
6. Support – jede Veranstaltung ist ein Unikat!

Mehr Informationen zu professioneller Software für Eventmanager, Unternehmen, Event-Agenturen und Messe-Veranstalter finden Sie unter www.coladaservices.com und www.seera.de .