Wie finde ich die richtige Teilnehmermanagement Agentur für meine Veranstaltung? – Mit Checkliste

Teilnehmermanagement Ohne Stress, Eventmanagement Ohne Stress

Die richtige Teilnehmermanagement Agentur für Ihr Unternehmen finden

Definition Teilnehmermanagement Agentur : Ein Unternehmen das ihnen das Teilnehmermanagement als Service anbietet. Meistens Online durch eine interne Software mit der sie verschiedene Funktionen wie Webseiten, Apps usw. für ihr Event buchen und gestalten können. Der Zentrale Aspekt liegt dabei das Teilnehmermanagement als Paket und Full-Service angeboten wird. Meistens mit zahlreichen Zusatzfunktionen wie Hotelbuchung usw.

Sie planen für Ihr Unternehmen eine größere Veranstaltung und benötigen Unterstützung von einer Teilnehmermanagement Agentur bei der Logistik des Events? Dann sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:

  1. Wie wichtig ist Ihnen die Veranstaltung?
  2. Wie viel sind Ihnen eine professionelle Darstellung Ihres Events und die reibungslose Rückmeldung bzw. Registrierung der Teilnehmer wert?

Ein professionelles und effizientes Teilnehmermanagement kann es nicht zum Nulltarif geben, denn die Aufgaben sind anspruchsvoll. Je nach Ihrer Zielsetzung und der (finanziellen) Schmerzgrenze kommen unterschiedliche Anbieter in Betracht. Diese operieren mit verschiedenen Geschäftsmodellen und unterschiedlicher Qualität. Auch ist der Funktionsumfang sehr unterschiedlich. Da der Markt schwer zu überschauen ist, lauern hier diverse Fallstricke.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die Geschäftsmodelle der einzelnen Anbieter und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile kurz zusammengefasst. Weiterhin finden sie Unten auf der Webseite, eine übersichtliche und ausführliche Liste mit allen relevanten Funktionen und welche Art des Unternehmens welche von diesen Funktionen anbietet. Unten finden Sie gleich die Liste.

Soziale Netzwerke

Auf den Plattformen der beruflichen bzw. sozialen Netzwerke (wie Facebook usw.) werden einfache Tools angeboten, mit denen eine Einladung für Events möglich ist. Es ist daher für eher anspruchslose Veranstaltungen geeignet. Viele Zentrale Fragen wie Datenschutz, Datenbanken, Datenauswertungen usw. werden hierbei sehr dürftig oder eben garnicht erfüllt. Vor allem muss man bei dem Thema Datenhoheit hier aufpassen. Die meisten Plattformen, beanspruchen alle auf der Plattform aufgeführten Daten für sich. Also sogar alle damit verbundenen Rechte. Weiterhin sollte man aufpassen das nicht wichtige Teilnehmerdaten im Netz landen. Der große Vorteil ist, das solche Sozialen Netzwerke meistens komplett kostenlos ihre Event-Tools anbieten.

Ticketanbieter

Bei Ticketverwaltungen werden Templates für den Verkauf von Tickets angeboten. Die Zahlungsabwicklung steht unübersehbar im Vordergrund. Kostenlose Events dienen dazu, mehr „Verkehr“ für die Plattform zu generieren. Wollen Sie, dass Ihre „Internationale Vertriebstagung“ neben der banalen Veranstaltung „Pizzabacken über den Dächern von Göttingen“ auftaucht? Genau die Frage müssen Sie sich bei solchen Anbietern stellen. Der Schwerpunkt ist eben meistens auf Entertainment-Events. Die Ticketanbieter eignen sich somit sehr schlecht, für seriöse hochwertige Firmenveranstaltungen. Auch der Preisvorteil ist hier überschaubar. Meistens sind die Provisionen pro Ticket so angelegt, das für Events mit einem Kaufpreis, im Endeffekt hohe Kosten-Summen in Bereich der Tausenden Euro zusammenkommen. Wir sind der Meinung das diese Anbieter sogar die schlechteste von den hier aufgeführten Teilnehmermanagement Formen sind.

Event-Templates

Sie möchten Ihr Event vermarkten? Ihre Kunden erkennen schnell den „Low Budget-Ansatz“ dieser Anbieter. Selbst wenn es Ihnen gelingt, Ihr Firmenlogo zu platzieren – der Rest der Webseite wird voller Werbung sein. Wollen Sie wirklich an der zentralen Stelle Ihrer Kundengewinnung sparen? Schon aus datenrechtlichen Gesichtspunkten kommen diese Plattformen für seriöse Unternehmen nicht in Frage. Schließlich besteht das Geschäftsmodell der Event-Templates aus Werbeeinnahmen und dem Missbrauch von Adressen. Zunächst günstige Startkosten können sich durch einen aufwendigen Optimierungsversuch wieder relativieren. Die Templates sind meistens so gestaltet das Anpassungen, sei es Design oder Funktionen, mit erheblichen Mehraufwand verbunden sind. (Event-Templates haben wir nicht in unserer Liste aufgeführt. Sie werden aber häufig von Ticketanbietern, Hotelvermittlern sowie Event-bzw. Kommunikationsagenturen verwendet.)

Hotelvermittler

Die Stärke von Hotelvermittlern liegt in der Vermarktung von Event-Locations. Das notwendige Teilnehmermanagement ist ein scheinbar kostenfreier Zusatzservice (der ist in den Hotelkommissionen enthalten!), den eine Hilfskraft beim Vermittler noch mit erledigt. Vorsicht: die Teilnehmer-Logistik von Events ist zu wichtig, um sie dem Selbstlauf oder Laien zu überlassen. Hier fehlt ganz klar eine professionelle Teilnehmermanagement Agentur.

Event- bzw. Kommunikations-Agenturen

Wenn Veranstaltungen eine gewisse Bedeutung für das Unternehmen haben, dann werden externe Event-Agenturen eingeschaltet. Deren Expertise besteht meist im strategischen Bereich. Diese Anbieter übernehmen auf Projektbasis das Projektmanagement, die Entwicklung von Kommunikationskonzepten/Marketing und die Inszenierung vor Ort. Typische Veranstaltungen sind Product Launches, Road Shows, Messen, Incentive Reisen oder große interne Veranstaltungen wie Konferenzen. Die dafür notwendige Teilnehmer-Logistik ist oft nur eine Teilaufgabe – bei der aber nichts schiefgehen darf. Oft lagern solche Event-Agenturen das Teilnehmermanagement an professionelle Agenturen für Teilnehmermanagement aus. Der Service wird dann mit Gewinn an Sie weiterverkauft. Den Aufschlagspreis verstecken solche Agenturen dann in ihren Paket-Preis.

Spezial-Agenturen für das Teilnehmermanagement

Mit einem ausgewiesenen Profi für Teilnehmer- bzw. Gästemanagement an Ihrer Seite ist die reibungslose Teilnehmer-Logistik der Veranstaltung garantiert. Denn geht etwas schief, kennt die gesamte Firma Ihren Namen. Auf Projektbasis oder als Festpreis-Angebot entwickeln erfahrene Spezialagenturen speziell zugeschnittene Instrumente für die Einladung und Registrierung Ihrer Teilnehmer nach Ihren Anforderungen.

Eine Veranstaltungs-Webseite zu erstellen, traut sich auch so mancher Student zu. Doch die perfekte Logistik der Teilnehmer ist wesentlich komplexer, als man es sich vorstellt: Die Teilnehmerkommunikation muss passen (Layout, Ansprache, Links zur Landing Page, Abstimmung mit der Unternehmens-IT). Webseiten müssen auf allen Endgeräten funktionieren, denn 50 Prozent aller Online-Registrierungen erfolgen inzwischen von Smartphones und Tablets. Die notwendigen Formulare können außerordentlich komplex werden: Unterschiedliche Angebote für Teilnehmer und diverse Nachmeldungen sowie die Verwaltung von Workshops, Hotelkontingenten, Flug- und Transferplänen sind nur noch durch eine passgenaue Eventmanagement-Software zu bewältigen.

Die Zahl der Spezialagenturen ist überschaubar: Das machen wir bei seera und noch zwei, drei andere Anbieter in Deutschland. seera ist unsere zweite Marke, angefangen haben wir mit der derzeit noch bekantereren Teilnehmermanagement Agentur, coladaservices. (Unsere erste Marke)

Sind unsere angegebenen Referenzen mit Ihren Anforderungen vergleichbar? Und: Wenn es bei vergleichbaren Firmen ein ausreichendes finanzielles Budget dafür gab, dann gibt es auch bei Ihnen ein Budget. Rufen Sie uns doch an, schreiben sie uns eine Email, oder benutzen sie unser Kontaktformular. Gernen beantworten wir Ihnen Fragen zu dem Thema. Oder besprechen wir Ihr geplantes Event zusammen, und wir schicken Ihnen dann unverbindlich ein Angebot.

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