Tim Retkoceri – Autor

Teilnehmermanagement Software – Was muss sie beinhalten?

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Teilnehmermanagement Software beinhalten muss. Aufgeschlüsselt nach verschiedenen Features wird übersichtlich dargestellt was in einer Teilnehmermanagement Software alles dabei sein soll.

Integrierbarkeit

Es bringt nichts, wenn die Teilnehmermanagement Software tausend Features hat, aber diese alle für sich selbst existieren. Erst durch eine Integration aller Features zu einem gesamten Paket, wird ein deutlicher Mehrwert geschaffen. Nach dem Prinzip, das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Jedes Feature hat einen eigenen Sinn, und natürlich ist es möglich, z.B. nur eine Event-App zu benutzen und sonst nichts. Durch die Integration entstehen erst einmal Kostenvorteile. Neben diesen gibt es weitere wie z.B. All die Daten die aus einer Event-App entstehen sollen sauber ausgewertet in einer Datenbank zu erhalten sein. So können Sie zahlreiche weitere Vorteile wie eine Event-Webseite und Event-App aus einem Design-Guss. Oder auch eine Online-Registrierung mit einer Email-Einladung und einem abschließenden Online-Formular verknüpfen. Ingesamt ist es für Unternehmen deutlich besser, sich auf maximal 2 verschiedene Agentur für die gesamte Event-Organisation zu fokussieren. Eine Agentur für die Logistik des Events, also die Teilnehmermanagement Software und die ganze Technik. (Inklusive dem Design, aber da nur für Event-Webseite, Event-App, Check-In usw.) und eine Agentur für den Rest. (Eventorganisation, Event-Location, Dekoration, Catering etc.) So entsteht eine einfache, unkomplizierte und gleichzeitig effektive und effiziente Zusammenarbeit. Das ist was wir unseren Kunden empfehlen.

Event-Webseite

Eine Event-Webseite sollte zunächst personalisierbar sein. Ihr Corporate Design (CI) muss hier perfekt umgesetzt werden. Gleichzeitig ist ein Design, das zum Event selbst passt, und Interesse weckt von Bedeutung. Heutzutage sollte die Event-Webseite, auf jeglichen erdenklichen Gerät und jedem System laufen. Dies beinhaltet auch ein Ansprechendes „Responsive Design“. Eine persönliche Internet-Adresse für das Event gehört auch zur Standardausstattung. Die Benachrichtigung über das Event, passiert heute natürlich auch, oder sogar größtenteils, durch Social Media. Deswegen ist es wichtig das alle relevanten Social Media Kanäle perfekt in die Event-Webseite integriert sind. Eine Auswertung über die Social Media Interaktionen gehört auch zu einem sinnvollen Paket. Bei seera benutzen wir ein System, das Full-Service mit Self-Service kombiniert. Wenn Sie kleine Änderungen an Iherer Webseite vornehmen wollen, können Sie das ganz einfach mit unserer seera Teilnehmermanagement Software. Sie ist besonders intuitiv bedienbar, und kleine Änderungen lassen sich auch erstmal testen, bevor eine Änderung, Live geschaltet werden soll.

Einladungsmanagement

Auch hier ist eine Personalisierbarkeit sehr wichtig. Sogar noch wichtiger als bei der Event-Webseite. Kunden, Teilnehmer, Gäste oder Event-Besucher. Wie immer man sie nennen will, müssen persönlich in der Einladung angesprochen werden. Das heißt auch in der richtigen Sprache, mit der richtigen Anrede (Verschiedene Kulturen beachten), mit einem relevanten Inhalt. Die Einladung sollte nicht nur an beliebe Empfänger, sondern auch von beliebigen Absendern geschickt werden können. Eine CI-Konforme Gestaltung, die auch zum Event passt, ist genauso wie bei dem Teil Event-Webseite, eigentlich schon selbstverständlich. Abgerundet wird das Ganze, durch dynamische Einladungsbestätigungen in Echtzeit. So haben Sie jederzeit den Überblick, wer kommt und wer nicht. Und können dementsprechend reagieren (z.B. die Einladungskampagne anpassen) Eine moderne Teilnehmermanagement Software wie seera, bietet weiterhin noch die Integration von weiteren Tools wie einem Online-Formular oder eins Registrierungslinks, in die Einladungsmail.

Die Software Selbst

Egal ob Sie ein internationales Event mit 10000 Mitgliedern organisieren. Oder ein Treffen der 20 wichtigsten Geschäftsführer in Ihrer Branche. Die richtige Teilnehmermanagement Software ist für alle Eventualitäten einsetzbar. Skalierbarkeit gehört zu einer der zentralen Funktionen der Teilnehmermanagement Software von seera. Tatsächlich benutzen verschiedenste Unternehmen, vom DAX-Unternehmen bis zum lokalen Mittelständler, unsere ausgesprochen anpassbare Teilnehmermanagement Software. Da es meistens verschiedene Benutzer in Ihrem Unternehmen gibt, ist ein effizientes Rechtemanagement mit zugehöriger Userverwaltung ein Muss, für eine effiziente Skalierbarkeit. Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv verständlich und einfach zu bedienen sein. Support muss sich jederzeit dorthin dazuschalten können, wo Sie es gerade benötigen. Features müssen nach Belieben dazugeschaltet werden können. Eine Teilnehmermanagement Software ist eben ein sehr mächtiges Tool, das vielfältig einsetzbar ist.

Event-App

Ein besonderes Highlight ist für ein Event, ist eine dazugehörige App. Event-Besucher lieben dieses Feature. Alle Informationen, die sie für das Event brauchen, finden sie nämlich idealerweise in einer App vereinigt. Die verschiedenen Check-In Areas, wo und wann eine Konferenz im Hauptevent stattfindet, welche Speaker zu welcher Zeit auftreten. All diese Informationen und noch viel mehr sollten Live an die Teilnehmer übermittelt werden. Natürlich auch mit einem individuellen Buchungssystem, so dass immer Kontrolle darüber besteht, wer auf welche Veranstaltung innerhalb des Events geht. Vorab, können auch schon News auf der Event-App, angepasst an den Teilnehmer, direkt übermittelt werden. Alles natürlich im Corporate Design, und optimiert für das jeweilige Event. So erreichen Sie Ihre Teilnehmer noch direkter. Wenn Sie eine Umfrage noch während dem Event starten möchten, ist dies auch leichtgemacht. Auch ein kurzer News-Flash, zum Beispiel über eine Änderung im Programm kann sofort und live an die Teilnehmer übermittelt werden. Die Datenauswertung dazu ist dann denkbar einfach. Gerne können Sie durch ein Messaging Feature, Ihre Teilnehmer persönlich und direkt Ansprechen. Eine Anbindung zu Social Media Kanälen in der Event-App sind 2017 bei seera schon längst selbstverständlich.

Registration Desk und Check-In

Was nützt die perfekte Teilnehmermanagement Software, wenn man sie vor Ort auf dem Event nicht benutzen kann. Zur Integration des gesamten Teilnehmermanagements ist die Check-In Software ein zentraler Bestandteil. seera stellt die Software und auch die Hardware bereit, damit Sie einen reibungslosen Check-In bei Ihrem Event haben. Mobile Scansysteme, die sich einfach installieren und transportieren lassen, sind unsere erste Wahl für Sie. QR-Scanner Software, die ganz einfach auf Ihrem Smartphone läuft, bieten wir auch an, sowie RFID-Chips. Features wie eine automatisierte Zutrittskontrolle und eine Echtzeit-Erfassung (Update der Datenbank, und sofortige übersichtliche Darstellung in der Check-In Software) ergänzen das Ganze.  Falls Sie vor Ort Unterstützung benötigen, so kümmern wir uns auch darum.

Namensschilder/Ticketing

Ein Ansprechendes Ticketdesign, sollte der Beginn bei der Wahl der Tickets sein. Wie wollen Sie Ihr Ticket gestalten? Vom Corporate Design, zum Event-Spezifischen Design bis gar zu Personalisierung auf den einzelnen Besucher, all das und noch viel mehr ist bei uns möglich. Zusammen mit unseren Designern finden Sie die perfekte Lösung. Neben dem Design ist auch das Material von Bedeutung. Eher edel oder schlicht, lieber Karton oder Papier usw. Sie haben die freie Wahl. Clips und Lanyards, natürlich auch in Ihrem gewünschten Design, werden auch bereitgestellt. Zum Scannen oder um weitere Informationen in den QR-Code (z.B. Webseite, Umfrage, Gutschein etc.) einzubinden. Auch Magnetschilder können eingebunden werden. seera bietet noch viele weitere Möglichkeiten, die wir hier aufgrund des Rahmens des Artikelts nicht aufzählen können.

Online-Formulare

Ein Online-Formular ist der ideale Weg, mehr über Ihre Teilnehmer zu erfahren. Zeitgleich lassen sich so manche Fragen klären, die die Teilnehmer haben könnten. Neben einer CI-Konformen Gestaltung, die wie Sie der Leser, mittlerweile gehört haben, Standard ist. Ist auch eine Optimierung der Online-Formulare für verschiedenste Endgeräte und Betriebssysteme mit integriert. Weiterhin lassen sich Feldabfragen komplett flexibel und individuell einstellen. Alle Daten werden SSL-Verschlüsselt übertragen. Datenschutz wird bei uns großgeschrieben. Medien lassen sich auch hochladen, um noch mehr Informationen austauschen zu können. (z.B. Wenn Sie einen Lebenslauf hochladen lassen wollen.) Zu guter Letzt, setzen wir Plausibilitätsüberprüfungen ein, damit auch nur relevante Ergebnisse zu Ihnen durchdringen. Online-Formulare sind ein Standard-Feature der Teilnehmermanagement Software von seera.

Travel Management

Unternehmen brauchen eine Teilnehmermanagement Software, die auf die wachsende Internationalisierung und Mobilisierung, eine gute Antwort liefert. Flüge müssen verwaltet werden, Hotels gebucht und der Transfer organisiert. Alles in Echtzeit mit verschiedenen Wahlmöglichkeiten zu jedem Thema (Hotel, Flug, Transfer) für jeden einzelnen Teilnehmer. (Verschiedene Teilnehmer, Verschiedene Wahlmöglichkeiten). Preisverwaltungen und Stornofristen sind zwei weitere Features, die angeboten werden müssen, damit Sie die volle Kontrolle behalten. Auch Kontingente und Gruppenbuchungen müssen zur Auswahl bereitstehen, und von Ihnen jederzeit überwacht und kontrolliert werden können. Flexibilität und Planbarkeit sind beim Travelmanagement für Ihre Event-Teilnehmer das A&O.

API-Salesforce

Die Einbindung in das eigene CRM ist bei der Teilnehmermanagement Organisation ein zentraler Punkt. Sie wollen ja bestimmt, die wertvollen Daten die für das Sales und Marketing benutzt werden könne, auch vollumfänglich nutzen. CRM-Schnittstellen in der Teilnehmermanagement Software von seera, stellen dies auch bereit. Durch verschiedene Features wie Compliance-Tools, Workflowmanagement, Distributionslösungen und das Einkaufsmanagement, wird das Paket noch mal erweitert und ergänzt. So haben Sie alles was Sie für ein großartiges B2B-Event benötigen zur in einem sauber geschnürten Paket zur Hand.