Wie definiert man ein „Event“?
Am Ende dieser Seite finden Sie zwei Links zu Verzeichnissen für Studenten im Bereich Eventmanagement. Google Scholar listet wissenschaftliche Arbeiten auf und Corbin Ball ist der ungekrönte Event-Papst mit Verzeichnissen zu Event-Agenturen, Event Management Software, Teilnehmer Management Software, Herstellern von Namensschildern und Anbietern von Event Management Hardware.
Wir betreuen seit mehr als 20 Jahren Eventmanager*innen im Bereich Event-Logistik. Dabei ist der Begriff „Event“ oftmals sehr schwammig. Ein Event kann ein Firmenjubiläum mit 1000 Gästen sein, ein Outdoor-Wochenende mit 10 Mitgliedern des Teams, ein Partnermeeting mit 500 Beratern oder eine Messeteilnahme. Das Spektrum der Veranstaltungen reicht also von geschlossenen Meetings, über Tagungen bis hin zu Messen. Die Teilnehmer werden einmal Gäste genannt, einmal Teilnehmer und dann wieder Partner und Mitarbeiter. Veranstaltungen dienen ebenfalls unterschiedlichen Zwecken, beispielsweise Product-Lauches, Schulungen, Seminare, Kundenveranstaltungen oder Aktionärsversammlungen. Je nach Veranstaltungstyp gibt es im Eventmanagement unterschiedliche Schwerpunkte.
Aufgaben des Event-Managers bei einer Messe?
Die meisten Event-Manager*innen decken nur einen Teilbereich der Veranstaltung ab und oftmals sind auch nur Teilaufgaben nötig. Bei einem Messeauftritt gilt es festzustellen, wer ist an welchen Tagen am Messestand, welche Messekleidung benötigt der Mitarbeiter (Teilnehmermanagement), wie kommt er hin (Travel Management) und wie kommt er unter (Hotelmanagement). Oftmals wird das Travel Management und die Verwaltung der Hotelkontingente an eine spezielle Agentur, wie beispielsweise Hogg Robinson, ausgelagert.
Bei einer Messe sind dann noch der eigentliche Messeauftritt zu planen, Side-Events und die Einladung der Kunden zur Messe (Einladungsmanagement). Entweder übernimmt diese Aufgabe eine Kommunikations-Agentur oder das hauseigene Marketing.
Gerade bei Messen will man natürlich die optimale Betreuung der Besucher. Neukunden müssen mit allen Daten erfasst werden und bei Bestandskunden sollten die zuständigen Mitarbeiter am Stand sein, wenn ihre Kunden sich angekündigt haben (Termin-Management). Am Ende will man wissen, wer den Messestand besucht hat und wo ein Follow-Up erforderlich ist (Lead-Management).
Teilnehmermanagement Software für Messen
Für diese Aufgaben benötigen Event-Manager ein vernünftiges Teilnehmermanagement System. Die Software für das Teilnehmermanagement muss bei einer Messe folgende Punkte umfassen:
Landing Page für die Veranstaltung
Hier informiert das Unternehmen die Kunden über die Messeteilnahme, Events auf der Messe und Produktvorführungen. In der Regel werden je nach Teilnehmertyp (Mitarbeiter, Kunde, Staff) unterschiedliche Webseiten mit maßgeschneiderten Informationen angezeigt.
Einladungsmanagement und Online Registrierung
Die Nominierung der Mitarbeiter erfolgt meistens aus den Fachabteilungen heraus und die Liste der Kunden kommt vom Sales, den Landesvertretungen oder direkt aus einem CRM. Jede Teilnehmer Software kann gezielte Mailungs mit einem Link zur Landing Page und Online Registrierung erstellen. Betreff und Ansprache sind personalisiert und die Darstellung ist im CI der Firma.
Terminverwaltung und Lead Management auf Messen
Bei der Registrierung der Mitarbeiter kommt es v.a. auf die logistischen Daten an, wie An- und Abreise, Standdienst, Kleidung, Hotelzimmer und Kostenstelle. Während der Messe geht es darum die Messetische optimal einzuteilen. Hierzu liefert das Gäste-Management die Termine für „one-to-one Meetings“ zwischen Mitarbeitern und Kunden. Idealerweise erfassen die Standmitarbeiter auch gleich den Gesprächsverlauf und legen weitere Aktionen fest. Das seera Teilnehmer Management beinhaltet auch diese Aufgaben.
Mehr Informationen aus dem wissenschaftlichen Bereich finden Sie hier
Informationen zum Thema „Erfolgreicher Messeauftritt“ aus Sicht der Wissenschaft gibt es auf Google Scholar. Eine weitere Quelle für weiterführende Links im Bereich Event Management und Event Management Software ist Corbin Ball.
Gerne unterstützen wir auch Studenten aus dem Bereich Event Management bei der Erstellung von Bachelor Arbeiten.